Desde o dia 1º de dezembro de 2010, todas as vendas de mercadorias interestaduais, de importação e exportação e para administração pública direta ou indireta foram obrigadas a emitir de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e).

A Nota Fiscal Eletrônica é um documento de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar, para fins fiscais, uma operação de circulação de mercadorias ou uma prestação de serviços, ocorrida entre as partes.

Sua validade jurídica é garantida pela assinatura digital do remetente (garantia de autoria e de integridade) e pela recepção, pelo Fisco, do documento eletrônico, antes da ocorrência do fato gerador.

A NF-e foi instituída em caráter nacional em 2005 e está sendo implantada gradativamente. O documento já é obrigatório para contribuintes de ICMS que desenvolvem atividade industrial, de comércio atacadista, de distribuição, para empresas que vendem mercadorias para a administração pública e para outras unidades da federação.

Empresas obrigadas a emitir NF-e que ainda não se adequaram ao novo sistema podem ser multadas. A NF-e é exigida para empresas dos mais variados setores econômicos e de todos os portes. A obrigatoriedade não é válida para Empreendedores Individuais.

Para as empresas destinatárias de Notas Fiscais (compradoras), podemos citar os seguintes benefícios: • Eliminação de digitação de notas fiscais na recepção de mercadorias, uma vez que poderá adaptar seus sistemas para extrair as informações, já digitais, do documento eletrônico recebido. Isso pode representar redução de custos de mão-de-obra para efetuar a digitação, bem como a redução de possíveis erros de digitação de informações; • Planejamento de logística de recepção de mercadorias pelo conhecimento antecipado da informação da NF-e, pois a previsibilidade das mercadorias a caminho permitirá prévia conferência da Nota Fiscal com o pedido, quantidade e preço, permitindo, além de outros benefícios, o uso racional de docas e áreas de estacionamento para caminhões; • Redução de erros de escrituração devido à eliminação de erros de digitação de notas fiscais; • GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos, conforme os motivos expostos nos benefícios das empresas emitentes; • Incentivo a uso de relacionamentos eletrônicos com fornecedores (B2B), pelos motivos já expostos anteriormente.

Benefícios para os Contabilistas: • Facilitação e simplificação da Escrituração Fiscal e contábil; • GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos, conforme os motivos expostos nos benefícios das empresas emitentes; • Oportunidades de serviços e consultoria ligados à NF-e.

Benefícios para o Fisco: • Aumento na confiabilidade da Nota Fiscal; • Melhoria no processo de controle fiscal, possibilitando um melhor intercâmbio e compartilhamento de informações entre os fiscos; • Redução de custos no processo de controle das notas fiscais capturadas pela fiscalização de mercadorias em trânsito; • Diminuição da sonegação e aumento da arrecadação sem aumento de carga tributária; • GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos, conforme os motivos expostos nos benefícios das empresas emitentes; • Suporte aos projetos de escrituração eletrônica contábil e fiscal da Secretaria da Receita Federal e demais Secretarias de Fazendas Estaduais (Sistema Público de Escrituração Digital – SPED).